Впровадження в Україні електронних трудових книжок - положення Закону та перші роз'яснення ПФУ

5 лютого 2021 року Верховною Радою України було прийнято Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон). Закон підписано Головою Верховної Ради України і направлено на підпис Президенту.
Законом внесено зміни до ряду нормативно-правових актів, якими, серед іншого, запроваджено облік трудової діяльності працівника в електронній формі, а також законодавчо врегулювано питання щодо автоматичного призначення пенсії за віком через особистий електронний кабінет особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Так, Законом

1. встановлено п’ятирічний перехідний період для включення до Державного реєстру відомостей з паперових трудових книжок про трудову діяльність працівника (протягом цього періоду застосовуватиметься як паперова трудова книжка, так й електронна форма уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність працівника з Державного реєстру);
2. визначено, що внесення відомостей про трудову діяльність до Державного реєстру через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій, передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо), здійснюється працівником і роботодавцем із обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису;
3. врегульовано, що після внесення відомостей про трудову діяльність працівника до Державного реєстру, роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки йому на руки під підпис. При цьому також передбачено обов’язок роботодавця вносити на вимогу працівника до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.

Таким чином, роботодавці з моменту вступу закону в силу, що відбудеться через три місяці з дня його опублікування, крім пункту 4, протягом 5 років повинні внести відомості з трудової книжки працівників до Державного реєстру та повернути паперові трудові книжки працівникам.

Проте законом не передбачена заборона продовження використання паперових трудових книжок протягом перехідного періоду і, відповідно, інформація може обліковуватися і в електронній, і в письмовій формі. Раніше видані паперові трудові книжки можуть і надалі знаходитись в обігу та використовуватися протягом перехідного періоду.

При цьому Пенсійний фонд України уже надав роз’яснення, яким вимогам мають відповідати зазначені скан-копії:

• скановані копії виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;

• скан-копія повинна бути кольорова;

• сканувати необхідно усі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку (незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно);

• скан-копія має бути чітка та читабельна;

• відскановані документи необхідно зберігати у форматих jpg або pdf;

• розмір кожного файла не має перевищувати 1 мб;

• назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.

Наразі очікуємо прийняття та оприлюднення інших підзаконних актів, спрямованих на врегулювання процедурних питань з метою виконання вимог Закону.